Code de conduite

• La bienséance de donner ou de recevoir des cadeaux dans le cadre du travail dépend de la valeur et de l’intention du cadeau. Notre définition de cadeaux inclut les biens tangibles et les espèces ou quasi-espèces ainsi que des faveurs, considérations spéciales, gratifications et escomptes. Le seul but acceptable des cadeaux et des divertissements est le renforcement des relations d’affaires. Nous, ou les membres de notre famille immédiate, pouvons seulement accepter ou recevoir un cadeau dans le cadre de notre travail que s’il fait clairement partie de la catégorie des courtoisies commerciales d’usage. Les cadeaux qui créent une obligation de réciprocité dans l’esprit du donataire sont toujours inappropriés. Nous n’offrirons pas un cadeau ou un divertissement aux clients si cela violerait leurs propres politiques. Le cadeau ou le divertissement ne doit jamais être luxueux, inhabituel ou extravagant aux yeux d’un tiers. En aucun cas, nous ne donnons ou n’acceptons des cadeaux ou marques d’hospitalité inappropriés, peu importe le montant et qui soient incompatibles avec les valeurs de  EGUITRA GROUP.

Notre propriété intellectuelle est parmi nos actifs les plus précieux — inventions, brevets, secrets commerciaux, marques de commerce, droits d’auteur, droits de conception, savoir-faire et tout autre renseignement de nature exclusive. Nous sommes responsables de la création, de la protection, du maintien et de la défense des droits de EGUITRA GROUP relatifs à l’ensemble de la propriété intellectuelle ayant une importance commerciale ainsi que des travaux originaux (incluant, mais sans s’y limiter, des programmes informatiques, des manuels d’utilisation du matériel et des bases de données) et d’utiliser ces droits de manière responsable. Nous respectons les droits de propriété intellectuelle ou les matériels protégés par droit d’auteur exclusifs et valides des tiers

Les lois sur la concurrence loyale interdisent les ententes avec tout concurrent dans le but d’augmenter des prix ou de réduire la production. Les problèmes liés à la loi sur la concurrence loyale sont complexes et peuvent survenir dans les négociations avec les clients, les fournisseurs et les concurrents. Les violations des lois sur la concurrence loyale peuvent entraîner des conséquences graves, incluant des sanctions civiles et pénales à l’égard de la Société ainsi qu’aux employés impliqués. Ces sanctions incluent l’imposition d’amendes élevées à EGUITRA GROUP et des amendes et l’emprisonnement aux employés. Nous évitons les contacts avec des concurrents qui risqueraient de donner même l’apparence d’ententes illicites, que ce soit en personne, par écrit, par téléphone ou par courrier électronique. Nous prenons soin d’éviter toute déclaration écrite ou verbale qui pourrait être mal interprétée et indiquer une intention d’agir de façon non concurrentielle. L’échange d’information de référenciation avec les concurrents peut créer de graves problèmes en matière de droit de la concurrence. Nous n’obtenons pas l’information commerciale par des méthodes malhonnêtes ou contraires à l’éthique. En outre, si nous recevons une information incertaine provenant d’un tiers au sujet d’un concurrent, nous n’analysons pas l’information sans consulter d’abord notre conseil local. L’information sur les prix futurs ne doit jamais être partagée avec les concurrents; l’échange d’information sur les coûts ou sur les salaires avec des concurrents exige des conditions soigneusement contrôlées, tandis que le partage des « meilleures pratiques » pourrait favoriser la compétitivité. Les documents internes et autres communications (y compris les notes manuscrites, les courriels et les relevés téléphoniques) pourraient être divulgués lors de litiges de concurrence et d’enquêtes par les autorités gouvernementales. Faites attention de communiquer avec les termes appropriés, étant donné que de telles communications pourraient mener à la conclusion que l’activité illicite a eu lieu.

Nous fournissons des systèmes informatiques électroniques aux employés en vue de leur permettre d’atteindre leurs objectifs professionnels (utilisation appropriée). Les systèmes incluent les équipements, logiciels, médias ou réseaux, y compris les appareils non appartenus par EGUITRA GROUP utilisés pour créer, entreposer, traiter, afficher, imprimer ou transmettre les informations d’EGUITRA GROUP en format électronique. Nos systèmes informatiques peuvent seulement être utilisés dans le but de soutenir efficacement les buts et objectifs commerciaux d’EGUITRA GROUP. L’utilisation inadéquate inclut la transmission d’informations personnelles confidentielles et sensibles de EGUITRA GROUP à des individus non autorisés ou des endroits non sécurisés, de communiquer d’une façon discriminatoire, diffamatoire, dérogatoire ou harcelante, violant les droits de propriété intellectuelle (y compris le droit d’auteur, la marque de commerce et le nom commercial), création ou transmission de chaînes de courriels, matériel visuel/audio non relié au travail ou toute information qui contribue à un lieu de travail hostile ou improductif, à l’utilisation dans un but illégal, à l’utilisation au-delà de l’autorisation accordée, ou à la création, au stockage, au visionnement ou à la transmission de pornographie ou à d’autres illustrations offensantes ou qui violeraient de toute autre façon des politiques de EGUITRA GROUP ou des lois nationales. Les employés qui abusent des systèmes informatiques risquent de perdre ou d’avoir un accès limité à ceux-ci et, selon la situation, s’exposent à des mesures disciplinaires supplémentaires en fonction de la nature de l’infraction.

Nous prenons une approche de tolérance zéro envers toute forme de pot-de-vin et de corruption, y compris la corruption des responsables gouvernementaux et commerciaux ainsi que toute autre forme de corruption. Nous n’offrons jamais rien de valeur pour obtenir un avantage illégitime en vendant des biens et des services, dans le cadre d’une transaction financière ou lors de représentation des intérêts de la Société auprès des autorités gouvernementales ou d’organisations internationales. Tous les pays interdisent la corruption de leurs propres fonctionnaires, et beaucoup interdisent également la corruption de fonctionnaires d’autres pays. La politique d’EGUITRA GROUP va au-delà de ces lois en interdisant les paiements illicites dans toutes nos activités avec les gouvernements, les organismes internationaux et le secteur privé. La politique d’EGUITRA GROUP exige une comptabilisation exacte de toute transaction financière, y compris les paiements de commissions, d’honoraires et de gratifications, ainsi qu’une bonne tenue des livres. Nous avons un système de contrôles internes pour nous assurer que toutes les transactions sont convenablement et correctement enregistrées et que nos dossiers reflètent rigoureusement la nature véritable de ces transactions. En réponse à ces lois et comme dirigé par les politiques internes, EGUITRA GROUP a établi un programme complet de conformité aux lois anticorruption. Ce programme porte sur la conformité aux lois anticorruption par l’entremise de politiques et de procédures au niveau de la société, l’examen des dépenses, la diligence raisonnable des tiers, la formation d’employés cibles et d’autres actions connexes.

Chacun de nous joue un rôle important en s’assurant que nos collègues de travail sont traités avec dignité et respect. En tant qu’employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, nous ne faisons pas de distinctions pour le recrutement, la sélection, la compensation, la formation, l’assignation de tâches, la promotion, la cessation d’emploi ou toute autre activité liée à l’emploi en ce qui concerne la race, la couleur, la nationalité, les croyances ou l’affiliation religieuse, le sexe, l’âge, l’origine ethnique ou nationale, la situation de famille, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle, l’adhésion ou l’activité syndicale ou l’incapacité actuelle ou passée. Pour EGUITRA GROUP, la diversité est vue comme un avantage concurrentiel qui va au-delà de n’importe quelle différence et adopte d’autres caractéristiques, telles que la pensée divergente et les différents modèles de travail. Les employés sont protégés contre le harcèlement, la contrainte, l’intimidation, la victimisation, la discrimination ou les représailles pour avoir déposé une plainte ou coopéré lors d’une enquête. Nous ne tolérons aucune forme de harcèlement, d’intimidation ou de discrimination illicite.

Notre engagement pour un comportement responsable en tant qu’entreprise citoyenne est accompli en traitant nos affaires internationales avec un grand respect pour les droits de la personne. Nous sommes guidés par la Déclaration universelle des droits de l’homme des Nations Unies. Notre soutien à ces principes est inclus dans notre Code de conduite, dans notre position sur les relations de travail, dans nos pratiques en matière d’emploi, dans nos relations avec les fournisseurs et dans la façon dont nous établissons nos affaires sur les marchés émergents. Nous vérifions la conformité à travers nos processus de gestion incluant des examens opérationnels, des systèmes de gestion des risques et d’audit interne et des évaluations de fournisseurs.

Nous ne rassemblons et ne conservons les renseignements personnels que pour des raisons commerciales et juridiques. Nous respectons toutes les lois relatives à la conservation et au traitement des renseignements personnels des employés, de nos partenaires d’affaires et tierces parties. En ce qui concerne le personnel d’EGUITRA GROUP, les renseignements personnels divulgués aux tiers à l’extérieur d’EGUITRA GROUP relativement à l’emploi sont limités :

• à la vérification de la situation d’employé – ou d’ex-employé – d’EGUITRA GROUP;
• au titre du poste occupé actuellement ou dans le cas d’ex-employé, au dernier poste occupé et
• la période d’emploi.

Cette information sera divulguée à la demande écrite d’une organisation. Le consentement des employés est requis pour la divulgation de n’importe quelle information supplémentaire qui pourrait être demandée, comme des références d’hypothèque. En outre, des données peuvent être divulguées pour se conformer aux exigences légales ou dans des circonstances permises par la loi. Les employés de EGUITRA GROUP n’ont aucun droit de propriété ou de confidentialité sur des informations recueillies par l’intermédiaire des systèmes informatiques électroniques de EGUITRA ou stockées sur ceux-ci, sauf dans la mesure exigée ou permise par la loi. Par exemple, nous pouvons surveiller de façon régulière l’utilisation de l’équipement appartenant à EGUITRA GROUP ou fourni pour usage commercial, comme les ordinateurs et les télécopieurs, que l’équipement soit utilisé sur le lieu de travail de EGUITRA GROUP ou à un autre endroit. Toute l’information stockée sur les ordinateurs ou l’équipement de la Société, comme les serveurs de courrier, appartient à EGUITRAGROUP, et nous pouvons la vérifier à tout moment, sans avis à l’employé ni consentement de ce dernier. De même, EGUITRA GROUP a un droit d’accès dans tous les bureaux, meubles, classeurs ou casiers appartenant ou fournis par EGUITRA GROUP, même si l’employé possède des clés. Cependant, nous n’utiliserons pas ou ne révélerons pas les renseignements personnels rassemblés ou observés lors de la surveillance ou de Santé et Sécurité l’inspection à moins qu’aucun employeur raisonnable ne puisse l’ignorer. (Par exemple, elles révèlent une activité criminelle ou une faute majeure ou une information qui doit être révélée pour satisfaire des exigences légales).

Nous sommes encouragés à participer, selon nos politiques, intérêts et capacités, à des activités communautaires et caritatives. La Société ne fait pas de distinction – positive ou négative – à l’égard de ses employés en raison de leur accord ou désaccord avec la position de la Société portant sur les activités ou organismes communautaires.

Nous sommes engagés à protéger l’environnement, la santé, la sécurité et la durabilité des employés, clients, fournisseurs et communautés où nous faisons affaire. Nous sommes guidés par un certain nombre de pratiques commerciales dans la conception, la fabrication, la fourniture, la commercialisation, la distribution, l’entretien, la réutilisation/le recyclage et l’élimination des produits et des services. Notre protection de l’environnement et de la santé et sécurité de nos employés, clients et voisins face à des risques inacceptables est une priorité et ne sera pas compromise. Nous dirigeons nos opérations d’une façon qui protège la santé, l’environnement et préserve les matériaux et les ressources de valeur et minimise le risque de pertes d’actif. Nous sommes tenus de concevoir, fabriquer, distribuer et commercialiser des produits et des processus pour optimiser l’utilisation de ressources et pour minimiser l’impact sur l’environnement. Tous nos produits et opérations doivent, au minimum, être en conformité complète avec les exigences gouvernementales applicables et les normes d’EGUITRA GROUP. Nous sommes dévoués à l’amélioration continue de la performance en ce qui concerne l’environnement, la santé et sécurité et la durabilité.

En tant qu’entreprise citoyenne, EGUITRA GROUP prend position en matière de politique publique qui pourrait avoir une incidence importante sur notre Société et ses opérations à l’échelle internationale. EGUITRA GROUP surveille l’évolution des politiques publiques qui peuvent avoir une incidence importante sur ses opérations. EGUITRA GROUP encourage les employés à permettre l’identification de ces questions et à aider au développement de la position de la Société. EGUITRA GROUP doit approuver toute déclaration, verbale ou écrite, faite au nom d’EGUITRA GROUP en matière de politique publique. Tous les contacts avec les gouvernements, législatures ou organisations doivent être autorisés pour la personne désignée par la direction locale d’EGUITRA GROUP. La direction locale d’EGUITRA GROUP doit être avisée de toutes les actions prévues. Seule cette dernière  a l’autorité nécessaire pour retenir les services de lobbyistes ; conseils chargés de conseiller ou représenter EGUITRA GROUP dans toute question de politique publique.

Nous interdisons l’utilisation illégale (y compris la possession, la distribution, la fabrication ou le transfert) ou d’être sous l’influence de substances réglementées ou d’alcool sur notre propriété et dans des véhicules appartenant ou loués par la Société ou dans n’importe quel véhicule pour lequel la Société fournit une allocation ou un remboursement pour un usage commercial. Cette interdiction s’applique également à tout autre endroit auquel les employés sont affectés pendant les heures de travail.

Nous traitons seulement avec des organismes de bonne réputation dont les affaires sont légitimes et dont les fonds proviennent de sources légitimes. Les personnes impliquées dans une activité criminelle, y compris le terrorisme, peuvent tenter de cacher leurs revenus illicites ou de faire croire que ces revenus sont légitimes en blanchissant l’argent par l’intermédiaire d’une entreprise légitime. Plusieurs pays ont des lois qui interdisent d’accepter des fonds provenant d’activités criminelles. L’intégrité et la réputation de notre Société peuvent être sérieusement compromises si nous ne détectons pas les relations et les transactions avec les clients qui nous mettent en situation de risque. Les employés qui soupçonnent des activités de blanchiment d’argent ou qui ont des questions à ce sujet doivent s’adresser à leur direction locale ou au Responsable juridique et conformité. Ils doivent régler ces questions avant de poursuivre la transaction.

Nous traitons seulement avec des organismes de bonne réputation dont les affaires sont légitimes et dont les fonds proviennent de sources légitimes. Les personnes impliquées dans une activité criminelle, y compris le terrorisme, peuvent tenter de cacher leurs revenus illicites ou de faire croire que ces revenus sont légitimes en blanchissant l’argent par l’intermédiaire d’une entreprise légitime. Plusieurs pays ont des lois qui interdisent d’accepter des fonds provenant d’activités criminelles. L’intégrité et la réputation de notre Société peuvent être sérieusement compromises si nous ne détectons pas les relations et les transactions avec les clients qui nous mettent en situation de risque. Les employés qui soupçonnent des activités de blanchiment d’argent ou qui ont des questions à ce sujet doivent s’adresser à leur direction locale ou au Responsable juridique et conformité. Ils doivent régler ces questions avant de poursuivre la transaction.

Nos relations avec les fournisseurs sont fondées sur les principes fondamentaux de l’équité, de l’honnêteté et du respect mutuel. Nous honorons nos engagements et poursuivons jusqu’au bout nos promesses et nos accords avec nos vendeurs et fournisseurs. Nous ne traitons qu’avec des vendeurs et fournisseurs qui ont une conduite rigoureuse. Nous attendons que nos fournisseurs respectent les exigences déontologiques et juridiques dans leurs relations commerciales avec leurs employés, leur collectivité et EGUITRA GROUP. Nous communiquons avec le service de l’Approvisionnement afin d’assurer que nous suivons les politiques d’achat et d’autorisation avant de conclure tout contrat. Nous prenons toutes les décisions d’achat dans l’intérêt de la Société, et non pour des motifs d’ordre personnel. Il est contraire aux pratiques commerciales de EGUITRA GROUP d’exiger ou d’accepter une relation commerciale réciproque obligatoire. Il est contraire à la politique de EGUITRA GROUP de conclure une relation d’affaires avec un client qui exige de EGUITRA GROUP d’acheter des produits ou des services de ce client comme condition contractuelle pour que le client achète des produits ou des services de EGUITRA GROUP. De même, les décisions d’achat ne devraient pas être fondées sur la condition que le fournisseur s’engage à utiliser des produits ou services d’EGUITRA GROUP. Les décisions d’approvisionnement doivent généralement être prises en fonction de la qualité, du prix ainsi que du niveau de service et de fiabilité du fournisseur. Toutefois, puisque les relations clients sont essentielles au succès d’EGUITRA GROUP, les décisions d’achat peuvent, le cas échéant, prendre en considération la relation client comme un facteur favorable, entre autres. Les employés chargés des achats, les responsables juridiques et conformité dans ces situations

La création de documents de l’entreprise précis et honnêtes, y compris les rapports de frais, les rapports d’heures et les états financiers, est une obligation commerciale et juridique. Nous classons, utilisons et traitons les documents de l’entreprise conformément aux politiques d’EGUITRA. Nous nous engageons sérieusement à maintenir des documents de l’entreprise pour des fins opérationnelles, juridiques, financières, historiques et autres et nous prenons les mesures appropriées pour assurer que le contenu, le contexte et la structure de nos documents sont fiables et authentiques. Nous effectuons la gestion de documents conformément aux directives de conservation et de destruction qui s’appliquent à nos fonctions. Nous conservons les documents pertinents suite à la réception d’un avis de poursuite en instance. Les documents papier et électroniques reçoivent la même considération, peu importe leur format.